Nowa wersja obsługi Nadgodzin

Przebudowaliśmy funkcjonalność nadgodzin tak, żeby ułatwiał rozliczanie i dekretowanie nadgodzin i dawał kadrom oraz administracji pełną kontrolę nad procesem. Zamiast jednej, zbiorczej stawki i metody rozliczenia na cały wniosek, każdy fragment godzin (segment) rozliczamy teraz osobno.

Co zyskujesz w praktyce

System sam dzieli (możesz je edytować) zgłoszone nadgodziny na segmenty według typu dnia (dzień powszedni, sobota - pierwsze 2 godz. / po 2 godz., niedziela, niedziela pracująca, święto, święto w niedzielę) oraz godzin nocnych ustawionych w parametrach Ewidencji czasu.
Dla każdego segmentu system proponuje stawkę dodatku 50% lub 100% zgodną z Kodeksem Pracy. Sugestię można w każdej chwili nadpisać.
W obrębie jednego wniosku administrator może rozliczyć część segmentów wynagrodzeniem, a część czasem wolnym – nadgodziny przechodzące przez piątek wieczór, sobotę w nocy i niedzielę rano nareszcie nie wymagają sztucznych podziałów wniosków.
Dla segmentów rozliczanych czasem wolnym wskazujesz inicjatora: „Na wniosek pracownika" (mnożnik 1:1) lub „Decyzja pracodawcy" (mnożnik 1:1,5).
Kadry oznaczają flagę „Wypłacone" osobno dla każdego segmentu wynagrodzenia – jeden wniosek może być częściowo wypłacony, a częściowo dalej w realizacji.
Pojawiły się nowe statusy procesu: „Do dekretacji", „Oczekuje na rozliczenie", „Częściowo rozliczony", „Rozliczony". Nazwy, kolory i uprawnienia anulowania konfigurujesz w ustawieniach.
Na koniec okresu rozliczeniowego (lub przy odejściu pracownika) jednym kliknięciem zamienisz niewykorzystaną pulę czasu wolnego na wypłatę, funkcja „Zamień nieodebrane na wynagrodzenie" rozdziela segment na część już odebraną (zamykaną jako czas wolny) i część do wypłaty z poprawnie wyliczoną stawką.

Ważne zmiany w przebiegu procesu

Rozliczanie wniosku rozpoczynasz dopiero po jego akceptacji. Okno „Rozlicz nadgodziny" jest dostępne wyłącznie dla wniosków w statusie „Zaakceptowany" lub już rozpoczętym „Do dekretacji". Wcześniejsze etapy (Planowany, Do rozpatrzenia) blokują dekretację - nie da się rozliczyć wniosku, który nie przeszedł ścieżki akceptacji.
Aby nadgodziny można było wybrać we wniosku o czas wolny za nadgodziny, muszą być wcześniej zdekretowane. Dopiero po przekazaniu wniosku do rozliczenia (statusy „Oczekuje na rozliczenie" lub „Częściowo rozliczony") segmenty czasu wolnego pojawiają się pracownikowi na liście dostępnych nadgodzin do odbioru. Wcześniej – nawet jeśli wniosek o nadgodziny jest zaakceptowany – nie zasilają puli do odbioru.

Pełnisz jedną z poniższych ról?

Dla HR / administratora dekretującego wnioski

Skup się na liście wniosków w statusie „Zaakceptowany" – to one czekają na dekretację. Otwórz okno „Rozlicz nadgodziny", zweryfikuj zaproponowane przez system segmenty i ustaw sposób rozliczenia dla każdego z nich. Akcja „Zapisz rozliczenie" zachowa pracę w statusie „Do dekretacji" na później; dopiero „Przekaż do rozliczenia" otwiera kadrom oznaczanie segmentów jako wypłacone, a pracownikowi możliwość odbioru czasu wolnego.

Dla pracownika czekającego na swoje nadgodziny

Po złożeniu wniosku obserwuj jego status. Dopóki widzisz „Do rozpatrzenia" lub „Zaakceptowany", Twoje nadgodziny nie są jeszcze gotowe do odbioru – administrator musi je najpierw zdekretować. Segmenty czasu wolnego pojawią się na liście wyboru we wniosku „Czas wolny za nadgodziny" dopiero przy statusie „Oczekuje na rozliczenie" lub „Częściowo rozliczony" – i tylko wtedy, gdy administrator skonfigurował u Was odbiór jako „Z puli zaakceptowanych wniosków o nadgodziny".

Co warto zrobić w swojej organizacji

Przejrzyj typy wniosków o nadgodziny i, jeśli polityka firmy na to pozwala, włącz w nich obie formy rozliczenia (wynagrodzenie + czas wolny) – to odblokuje pełną elastyczność dekretacji.
Zweryfikuj ustawienie godzin nocnych w parametrach Ewidencji czasu - system użyje ich do automatycznej klasyfikacji segmentów.
Sprawdź uprawnienia anulowania dla statusów „Do rozpatrzenia" i „Zaakceptowany" w ustawieniach statusów nadgodzin.
Przeszkól administratorów i kadry z nowego okna dekretacji oraz akcji „Zamień nieodebrane na wynagrodzenie".

Pełne opisy funkcji znajdziesz w Centrum Pomocy:
https://support.tomhrm.com/kb/jak-dzialaja-nadgodziny-w-tomhrm/
https://support.tomhrm.com/kb/rozlicz-nadgodziny-modal/
https://support.tomhrm.com/kb/konwersja-czas-wolny-na-wynagrodzenie/
https://support.tomhrm.com/kb/scenariusze-konfiguracji-nadgodzin/